vergaderlocatie

Vergaderlocatie: gewoon even bij elkaar komen

Digitaal valt veel te regelen. Online kun je van alles bespreken. En dat is vaak reuze handig als je weinig tijd hebt. Even inloggen en via het beeldscherm heb je hele vergaderingen, ook met meerdere personen tegelijk. En toch, er zijn wel eens van die momenten dat je toch echt even bij elkaar wil komen. Elkaar even de hand wil schudden of gewoon eens met zijn allen rond een echte tafel zitten. Compleet met koffie en een lekker koekje. Dan moet je dus opzoek naar een vergaderlocatie. Dat is voor veel bedrijven de realiteit. Verspreid over het land en soms over de wereld, is dan de vraag: waar komen we bij elkaar? Gelukkig is het bepalen van de plaats van je vergaderlocatie niet echt een probleem. Echt overal kun je een vergaderlocatie huren. Wel belangrijk is dat je goed uitzoekt aan welke eisen deze plek moet voldoen. Want je komt niet voor niets daarheen en een vergaderlocatie kan een grote invloed hebben op de uitkomst van je vergadering.

Vergaderlocatie: kies hem zorgvuldig

Als trainer moet ik regelmatig een ruimte huren. Door ervaring weet ik dat de sfeer in de ruimte in hoge mate bijdraagt aan het leerklimaat. Hoewel vergaderen en trainen twee verschillende dingen zijn denk ik wel dat je ongeveer op hetzelfde moet letten. Een aangename temperatuur is toch wel een eerste vereiste. Logisch, denk je misschien. Maar ik heb ruimtes gehad waarin het vee te heet of te koud was. Deelnemers die het te heet of te koud hebben, dragen niets bij. Wat persoonlijke ruimte is ook erg prettig. Je moet dingen kunnen noteren of opzoeken zonder dat je allerlei mensen aanstoot. Maar een ruimte moet er ook aantrekkelijk uitzien. Warme kleuren waardoor je je welkom voelt, comfortabele stoelen, een goede tafel. Natuurlijk staat er wat te drinken klaar. De ruimte moet beschikking hebben over moderne media en een goede WIFI. Bij voorkeur is er ook nog wat ruimte om wat rond te lopen tijdens een korte break in het overleg. Leuke schilderijen of spreuken aan de muur kunnen bovendien inspirerend werken.

Regel het eenvoudig

Heb je bepaald wat je wilt dan kun je online alles makkelijk regelen. Maak ruim van te voren ook je wensen kenbaar. Denk bijvoorbeeld aan het klaarzetten van de stoelen en tafels in een bepaalde vorm of welke media je precies nodig hebt. Zorg als voorzitter van de vergadering dat je ruim op tijd aanwezig bent. Als er dan nog iets mist, kun je dat op je gemak regelen. En dan wacht je op je collega’s die je dan weer eens in levende lijve gaat zien. Een inspirerende vergadering gewenst!

Geef een reactie